Die Deadline kommt näher, das Projekt soll bald in die finale Phase gehen, doch es fehlen noch die letzten Informationen vom Kunden. Wieso eigentlich? Wenn es zu Verzögerungen bei Projekten kommt, liegt dies in den meisten Fällen an einer nicht funktionierenden Kommunikation. Das kann sowohl interne Prozesse im Team betreffen, als auch in der Kommunikation unter den Ansprechpartnern des Kunden. Wenn jedoch das Briefing und Rebriefing funktioniert hat, kann man im Vorfeld Verzögerungen vermeiden.
Um was es sich bei den Begrifflichkeiten „Briefing“ und „Rebriefing“ handelt und wie man am besten mit der Planung eines Projektes startet, erzähle ich Euch in diesem Blogbeitrag.
Was ist überhaupt ein Briefing?
Ein Briefing stellt die Grundlage eines jeden Projekts. Dabei handelt es sich um eine klare und präzise Zusammenfassung der Anforderungen und Erwartungen des Auftraggebers, um das Projekt effizient und zielgerichtet umzusetzen.
Durch ein Briefing können Missverständnisse von vorne herein verhindert werden.
Was sollte ich bei einem Briefing beachten?
Die einzelnen Punkte, die bei einem Briefing zusätzlich beachtet werden müssen, variieren je nach Projekt. Die folgenden Fragen sollten jedoch in jedem Briefing geklärt werden:
→ Was soll durch das Projekt erreicht werden? Ziel des Projekts?
→ Wer ist die Zielgruppe? B2B oder B2C? Sinius Milieus?
→ Welche Botschaft soll vermittelt werden?
→ Wie hoch ist das Budget? Wie sind die Prioritäten verteilt?
→ Welchen Zeitrahmen habe ich für das Projekt? Für welche Aufgabe kann ich mehr oder weniger Zeit aufwenden? Welche Mitarbeiter benötige ich und wie sehen die zeitlichen Kapazitäten der einzelnen Personen aus?
Wie funktioniert ein Rebriefing?
Jeder im Team hat eine andere Art zu kommunizieren, deshalb ist es essenziell, dass man die verstandenen Ziele und Aufgaben in einem Rebriefing wiedergibt. Das Team kann so überprüfen, ob alle Beteiligten auf dem richtigen Weg sind.
Um die Abläufe von Aufträgen, an denen mehrere Mitarbeiter arbeiten, übersichtlich zu halten, nutzen wir unser Zeiterfassungstool und Amicron. Die interne Firmenkommunikation läuft über Mattermost. Mit unserem Mattermost Projekt-AddOn für Amicron Faktura und Mailoffice können wir Amicron Aufgaben direkt über Mattermost anlegen. Mehr dazu erfahrt Ihr im Artikel von Michael Wegener „Optimiere die Kommunikation im Unternehmen mit Amicron und Mattermost“.
Kommen wir nun abschließend zu der alles entscheidenden Frage:
Was bringt ein Briefing?
Klarheit:
Alle Beteiligten wissen über die Ziele Bescheid und haben diese verinnerlicht durch das eigene Rebriefing.
Effizienz:
Zeitverzögerungen, Pausierungen und Missverständnisse werden von Beginn an eingedämmt.
Motivation:
Eine klare Richtung mit Zielvorgaben und Erwartungen steigert die Motivation im Team.
Kundenzufriedenheit:
Ziel ist immer ein Projekt, welches im vorgegebenen Zeitrahmen abläuft und den Wünschen und Erwartungen des Kunden entspricht.
So entscheidet ein Briefing letztendlich über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Sie möchten die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen übersichtlicher gestalten, haben Interesse an einem der genannten Produkte? Dann kontaktieren Sie uns gerne, wir beraten Sie ausführlich.
Je nach Thematik kommt für Sie gegebenenfalls auch ein Förderprogramm zur Digitalisierung in Frage. Kontaktieren Sie hierfür gerne direkt meinen Kollegen Herrn Hackmer.
